Op de backoffice bij GGZ inGeest, locatie Zuiderpoort, zoeken wij een nieuwe collega! Ben je op zoek naar een afwisselende baan en heb je ervaring met administratief werk, liefst in de zorg? Kom dan werken bij ons op de Backoffice! In deze functie ben je een echte spin in het web van de locatie waar je op dit moment werkzaam bent. Service verlenen en secretarieel en administratief ondersteunen is jou op het lijf geschreven, een echte administratieve tijger! Je bent initiatiefrijk, klantvriendelijk en hebt een goed oog voor kansen om de interne dienstverlening aan onze behandelaren te verbeteren. Wij zoeken iemand met, naast bovengenoemde kenmerken, een gezonde dosis humor, die flexibel, dienstverlenend en stressbestendig is en niet bang is om mee te denken over hoe het werk beter ingericht kan worden! Over de organisatie: GGZ inGeest biedt diverse vormen van psychische gezondheidszorg vanuit 12 locaties. Samen met hogescholen en universiteiten verzorgt GGZ inGeest ook verschillende opleidingen en verricht ze met diverse partners innovatief – soms baanbrekend – wetenschappelijk onderzoek in academische werkplaatsen. Onze locaties bevinden zich in Amsterdam, Amstelveen, Bennebroek, Haarlem en Hoofddorp en hebben elk een eigen Backoffice. Je start op de locatie Zuiderpoort in Haarlem. Binnen GGZ inGeest ligt de lat hoog: we leveren dagelijks topsport om onze cliënten de beste zorg te bieden, van preventie tot hoogcomplexe zorg. Wat we doen is goed, en we willen nog beter. We zijn een organisatie met een stevige academische inbedding waar veel professionals worden opgeleid. Waar onderzoek wordt geïnitieerd en uitgevoerd en wetenschappelijke inzichten breed worden toegepast. Waar voortdurend wordt geleerd van de ervaringen van onze cliënten en we herstelondersteunende zorg vormgeven samen met onze netwerkpartners.

• De functie is ingedeeld in schaal FWG 35. Je salaris is afhankelijk van ervaring en bedraagt minimaal € 2.062,- en maximaal € 3.004,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur p/w;
• De functie is voor de periode van één jaar;
• Goede secundaire voorwaarden waaronder een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, een vaste eindejaarsuitkering van 8,33 %, een fietsregeling, korting op één van de collectieve ziektekostenverzekeringen én je krijgt gratis een abonnement op Cultuur Werkt;
• Er is volop aandacht voor gezonde en fitte werknemers. Met BedrijfsFitnessNL kun je met veel korting sporten bij geselecteerde sportscholen op meer dan 3400 locaties door heel Nederland.

Hoe ziet jouw dag er uit? Nadat je lekker op tijd binnen bent, zet je eerst een kopje koffie of thee. Daarna bekijk je de mailbox en filter je deze op makkelijk af te handelen mailtjes. Deze heb je in een oogwenk doorgestuurd. Je hebt ook een uurtje ingepland om het scanwerk te doen en daarna de dossiers te updaten. Tussendoor beantwoord je de vragen van de behandelaren op een vriendelijke en klantgerichte manier. De lijsten van gisteren moeten in het systeem worden verwerkt en er moeten wat belletjes worden gepleegd naar andere afdelingen om wat werkzaamheden te bespreken. Tweewekelijks sluit je aan bij het werkoverleg en geef je je mening over hoe het beter zou kunnen. Jouw taken:

• Je verstuurt uitnodigingsbrieven met afspraken en evt. bijbehorende intake-pakketten;
• Je ondersteunt bij het afhandelen van correspondentie, het verwerken van brieven in het EPD richting cliënt of verwijzer;
• Je ondersteunt met planning en agendabeheer in het EPD;
• Je ondersteunt bij vergaderingen van behandelaren;
• Je ondersteunt de frontoffice bij telefoondienst en bij complexere vragen;
• Je belt bij een zieke behandelaar de cliënten af.
• Je registreert cliëntcontacten en interne contacten ten behoeve van het patiëntendossier;
• Je verwerkt de binnenkomende intakeformulieren, vragenlijsten en (digitale) toestemmingsverklaringen;
• Je ondersteunt bij het beheren van benodigde juridische en medische documenten;
• Je beheert agendablokken in en buiten het EPD;
• Je organiseert en verwerkt administratief indirecte groepscontacten;
• Verspreid caseload overzichten voor zorgverleners;
• Ondersteunt bij onderlinge dienstverlening;
• Opent en sluit zorgtoewijzingen.

Dit vragen wij van jou:

• Je hebt aantoonbaar werk- en denkniveau op minimaal MBO-3 niveau;
• Je hebt bij voorkeur werkervaring als administratief/secretarieel medewerker in de zorg;
• Je beschikt over goede computer- en telefonie vaardigheden;
• Kennis van EPD Mijn Quarant is een pré;
• Je bent stressbestendig;
• Je bent initiatiefrijk;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Je bent integer en betrouwbaar.